BAS Документообіг КОРП

від 62700 грн
Замовити демо
Замовити

Особливості:

Робота із документами

Зберігання та права доступу

Реєстрація вхідних та вихідних документів

Облік звернень громадян

Облік договорів

Сканування

Електронна пошта

Перегляд, редагування та контроль версій

Шаблони документів і файлів

Штрих-кодування документів

Друк реєстраційних штампів документів

Зв’язки між документами

Декілька резолюцій в документах

Переадресація вхідних документів

Контроль переданих документів

Бізнес-процеси та робота користувачів

Пошук

Облік робочого часу та контроль виконання

Організація розподіленої інформаційної бази

Веб-сервіси роботи з файлами

BAS Документообіг КОРП орієнтований на бюджетні установи, а також середні та великі комерційні підприємства. Прикладне рішення підходить для підприємств, що використовують у своїй роботі великий обсяг документообігу, та дозволяє скоротити час при реєстрації документів, обробці та зберіганні документів. Система дозволяє уникнути втрат оригіналів, а також забезпечує пошук документів в режимі on-line. BAS Документообіг КОРП в комплексі вирішує широкий спектр завдань автоматизації обліку документів, взаємодії співробітників, контролю та аналізу виконавської дисципліни. Програма підтримує режим, який розраховано на багато користувачів, в локальній мережі або через Інтернет. BAS Документообіг КОРП відповідає всім законодавчим і нормативним вимогам, які регламентують порядок роботи із документами. Інтерфейс та документація по прикладному рішенню доступні російською та українською мовами.  

Опис функціоналу BAS Документообіг КОРП

BAS Документообіг КОРП дозволяє автоматизувати бізнес-процеси організаційно-розпорядчого документообігу відповідно до основних постанов та законів, які регулюють ведення діловодства та документообігу в Україні:
  • Закон України від 22.05.2003 № 851-IV "Про електронні документи та електронний документообіг";
  • Закон України від 05.07.1994 № 80/94-ВР "Про захист інформації в інформаційно-телекомунікаційніх системах";
  • Закон України від 02.10.1996 № 393/96-ВР "Про звернення громадян";
  • Постанова КМУ від 30.11.2011 №1242 "Про затвердження Типової інструкції з діловодства у центральних органах віконавчої власти, раді міністрів Автономної Республики Крим, місцевіх органах віконавчої власти";
  • Постанова КМУ від 28.10.2004 №1453 "Про затвердження Типового порядку Здійснення електронного документообігу в органах віконавчої власти".

Робота із документами

BAS Документообіг КОРП дозволяє працювати з документами будь-яких типів. Кожен документ супроводжується обліково-реєстраційною карткою, набір реквізитів якої відповідає "Інструкції з діловодства №1153 від 17.10.1997", постанови Кабінету Міністрів України "Про затвердження типового порядку здійснення електронного документообігу в органах".

Зберігання та права доступу

У конфігурації програми BAS Документообіг КОРП внутрішні документи і файли зберігаються в структурі папок з урахуванням прав доступу. Структура папок може формуватися відповідно до організаційної структури підприємства або за типами документів. Кожній папці встановлюється дозвіл на виконання користувачами або групами користувачів різних операцій: читання, додавання, редагування або видалення. Додатково до цього всі дані конфігурації BAS Документообіг КОРП обмежуються правами доступу в залежності від видів документів, грифів доступу до документів, груп кореспондентів і груп фізичних осіб, організацій та питань діяльності. Безпосередньо файли можуть зберігатися як в інформаційній базі, так і в томах на диску.

Реєстрація вхідних та вихідних документів

BAS Документообіг КОРП дозволяє вести облік і реєстрацію вхідної та вихідної кореспонденції. При цьому здійснюється автоматична генерація наскрізних реєстраційних номерів по складним правилам. Реєстрація документів проводиться відповідно до державних стандартів, типових інструкцій та традицій вітчизняного діловодства. Реєстрація документа супроводжується наступними процесами:
  • облік документів, що надійшли, друк штрих-кодів і реєстраційних штампів;
  • автоматизація процедури розгляду документів та подальшої постановки на контроль;
  • оповіщення виконавців;
  • підтримка регламентованих термінів виконання документів;
  • формування справ, передача закритих справ на архівне зберігання або знищення;
  • подальше формування звітів по надходженню та виконанню документів, за простроченими документами.

Облік звернень громадян

У програмі передбачена реєстрація та обробка звернень громадян відповідно до Закону України №393 / 96-ВР від 02.10.1996 "Про звернення громадян". Передбачено облік дублікатів та повторних звернень, а також облік переадресації звернень громадян в сторонні організації і від них. Для роботи зі зверненнями громадян використовується спеціальне робоче місце, в якому фахівець відразу бачить всі звернення громадян, що надійшли, історію листування та іншу супровідну інформацію за ними. Для аналізу та контролю виконання звернень громадян використовуються звіти "Виконання звернень громадян", "Структура звернень за період", "Динаміка кількості звернень", "Список звернень громадян".

Облік договорів

У BAS Документообіг КОРП автоматизовано повний життєвий цикл договірних документів:
  • підготовка проекту договору;
  • узгодження проекту договору, як зовнішнє, так і внутрішнє;
  • облік всіх пов'язаних з договором документів, наприклад, акти, додаткові угоди;
  • облік та контроль термінів дії договорів;
  • автоматичне продовження строків дії за правилами, зазначеними в договорі;
  • багатовалютний облік сум договорів;
  • облік та контроль виконання фінансових зобов'язань за договором;
  • контроль наявності супровідних документів за договором, наприклад, рахунок-фактура;
  • контроль повернення переданих примірників документів за договором;
  • розірвання договору.
Для аналізу договірної роботи передбачені такі звіти, як "Список укладених договорів", "Договори з терміном дії, який закінчується", "Супровідні документи за договором", "Динаміка кількості укладених договорів", "Динаміка сум укладених договорів", "Договір, який розірвано".

Сканування

У BAS Документообіг КОРП передбачена можливість завантаження вхідних, вихідних, внутрішніх документів і файлів зі сканерів будь-яких типів, що підтримують інтерфейс TWAIN. Сканування здійснюється в формати jpg, pdf і tif, в тому числі і багатосторінковий. Підтримується потокове сканування з автоматичним розпізнаванням штрих-кодів документів та формування багатосторінкових tif- або pdf-файлів. Передбачено автоматичне розпізнавання відсканованих зображень та повнотекстовий пошук по розпізнаних документах.

Електронна пошта

Будь-який документ або файл BAS Документообіг КОРП можна надіслати електронною поштою безпосередньо з програми. Передбачено також завантаження вхідних і внутрішніх документів з електронної пошти. При використанні ЕЦП можна відправляти і приймати підписані і зашифровані файли.

Перегляд, редагування та контроль версій

Для перегляду і редагування документів BAS Документообіг КОРП використовує відповідні додатки, встановлені на локальних комп'ютерах користувачів. Повсякденна робота із документами та файлами виконується безпосередньо на "Робочому столі"; користувач бачить список редагованих документів та список невиконаних завдань, передбачена настройка "Робочого столу" з можливістю видалити, додати або поміняти місцями елементи конкретного розділу. BAS Документообіг КОРП забезпечує доступ співробітників до файлів, як для перегляду, так і для редагування. Конфлікти при одночасному редагуванні документів виключаються завдяки механізму блокування файлів. При збереженні змін в інформаційній базі автоматично створюється нова версія файлу з зазначенням автора, дати і часу створення. Безпосередньо з картки файлу можна подивитися список версій, видалити непотрібні, змінити активну (поточну) версію. Для файлів популярних форматів (doc, rtf, html, txt, odt) підтримується порівняння версій.

Шаблони документів і файлів

В BAS Документообіг КОРП користувачі можуть налаштовувати і використовувати шаблони файлів і документів, що автоматично заповнюються. При створенні нового файлу з шаблону, поля шаблону автоматично заповнюються обліковими даними, наприклад, найменування, автор, дата створення, сума договору, реквізити контрагента. При створенні нового документа з шаблону, реквізити документа відразу заповнюються за шаблоном та до документа автоматично приєднуються всі зазначені в шаблоні файли, які, в свою чергу, теж автоматично заповнюються на підставі реквізитів документа.

Штрих-кодування документів

У BAS Документообіг КОРП всім документам автоматично присвоюється штрих-код, який можна:
  • роздрукувати на окремому аркуші;
  • роздрукувати поверх титульного аркуша паперового документа;
  • роздрукувати на наклейці;
  • вставити в електронний документ як зображення.
Штрих-коди використовуються для швидкого пошуку облікових карток документів та для автоматичного прикріплення файлів до документів при потоковому скануванні.

Друк реєстраційних штампів документів

У BAS Документообіг КОРП користувачі можуть виводити на друк реєстраційний штамп документа, який містить назву організації, реєстраційний номер і дату реєстрації, штрих-код. Реєстраційний штамп може бути як надрукований на окремому аркуші, так і поверх титульного аркуша паперового документа.

Зв'язки між документами

У BAS Документообіг КОРП передбачено стандартні зв'язки між документами, які автоматично встановлюються, наприклад, при реєстрації відповідних документів. Програма дозволяє налаштувати додаткові зв'язки між документами та вказати правила використання цих зв'язків для видів документів. Підтримуються поодинокі, множинні, односторонні та двосторонні зв'язки.

Декілька резолюцій в документах

У картці документа BAS Документообіг КОРП можна вказати декілька резолюцій. Резолюції автоматично формуються бізнес-процесом "Розгляд" або можуть бути введені вручну. При цьому в якості авторів резолюцій можуть виступати не тільки співробітники вашого підприємства або установи, а й посадові особи сторонніх організацій.

Переадресація вхідних документів

У програмі BAS Документообіг КОРП можна враховувати переадресацію вхідних документів в сторонні організації, а також отримання переадресованих вхідних документів від сторонніх організацій. При цьому програма дозволяє контролювати терміни виконання переадресованих документів.

Контроль переданих документів

Передбачено облік передачі документів посадовим особам кореспондентів і контроль термінів повернення переданих документів.

Бізнес-процеси та робота користувачів

У програмі BAS Документообіг КОРП колективна робота з документами реалізована за допомогою наступних бізнес-процесів:
  • "Розгляд": документ потрапляє на розгляд до керівника і з його резолюцією повертається до автора документа. При цьому безпосередньо в процесі розгляду посадова особа може винести текстову резолюцію або відправити документ на виконання або ознайомлення.
  • "Виконання": документ передається на виконання всім користувачам за списком та контролеру для дотримання виконавської дисципліни. Один з користувачів може бути призначений відповідальним виконавцем.
  • "Узгодження": прикладені до такого бізнес-процесу документи потрапляють на узгодження зазначеним респондентам і потім повертаються до автора цього бізнес-процесу для ознайомлення із результатами узгодження або відправки на повторне погодження. У BAS Документообіг КОРП підтримуються такі варіанти узгодження, як:
    • паралельне;
    • послідовне;
    • змішане (паралельне і послідовне), в тому числі із урахуванням умов маршрутизації.
  • "Затвердження": документ потрапляє на затвердження до відповідальної особи і повертається до автора документа для ознайомлення з результатом затвердження.
  • "Реєстрація": документ потрапляє до секретаря для присвоєння реєстраційного номера, проставлення печатки організації та відправки кореспонденту.
  • "Ознайомлення": за допомогою цього бізнес-процесу потрібний документ розсилається всім користувачам за списком для ознайомлення.
  • "Доручення": за допомогою цього бізнес-процесу можна видавати доручення співробітникам і перевіряти їх виконання.
  • "Обробка вхідного документа": цей бізнес-процес автоматизує повний цикл обробки вхідного документа – розгляд, виконання, списання в справу.
  • "Обробка вихідного документа": цей бізнес-процес автоматизує повний цикл створення вихідного документа – погодження, затвердження, реєстрація.
Передбачена можливість призначати завдання не тільки конкретним виконавцям, а й ролям. Так, наприклад, документ можна відправити на затвердження ролі "Директор", і програма автоматично доставить відповідне завдання тому, хто в даний момент виконує цю роль,– самому директору або його заступнику. Для забезпечення жорсткої маршрутизації передбачена можливість настройки шаблонів маршрутів бізнес-процесів по кожному виду документів із урахуванням умовної маршрутизації. Так, наприклад, для узгодження договорів, сума яких перевищує 20 тисяч гривень, буде використано один шаблон, а для узгодження всіх інших договорів – інший. Умови маршрутизації можуть налаштовуватися в режимі конструктора або на вбудованій мові. Терміни виконання бізнес-процесів контролюються з урахуванням графіків робіт співробітників і можуть обчислюватися не тільки в днях, а й в годинах і навіть хвилинах. Реалізовано автоматичний запуск бізнес-процесів за розкладом. Підтримується ієрархія підпорядкованості бізнес-процесів і їх завдань. При створенні бізнес-процесу можна вказати, що він є підлеглим по відношенню до задачі іншого бізнес-процесу. Таким чином, вибудовується ієрархія бізнес-процесів і завдань, яку можуть бачити всі учасники цих бізнес-процесів із урахуванням прав доступу. Є можливість тимчасової зупинки бізнес-процесів, яка поширюється на всі підлеглі бізнес-процеси та їх завдання.

Пошук

Електронний документ являє собою структурований набір даних, що містить реквізитну та змістовну частини. Реквізити документа та інформація його змістовної частини можуть бути використані в процесі пошуку конкретного документа. У BAS Документообіг КОРП реалізований повнотекстовий пошук будь-яких даних (документів, файлів) не тільки за всіма полями карток, але і за змістом версій файлів популярних форматів із урахуванням морфології російської, української та англійської мов.

Облік робочого часу та контроль виконання

Дані обліку робочого часу та можливість його контролю забезпечують керівника інформацією для прийняття управлінських рішень та дозволяють оптимізувати роботу співробітників. У програмі реалізована щоденна звітність співробітників, яка включає в себе дані про час, проект, зміст роботи. На підставі цих відомостей можна побудувати різні звіти про витрати часу співробітників в розрізі видів робіт, підрозділів або періодів.

Організація розподіленої інформаційної бази

У BAS Документообіг КОРП передбачена робота в режимі розподіленої інформаційної бази, в тому числі і для варіанту зберігання файлів не в інформаційній базі, а на диску.

Веб-сервіси роботи з файлами

BAS Документообіг КОРП може виступати як зовнішня по відношенню до інших систем бібліотека файлів. Взаємодія між BAS Документообіг КОРП та іншим додатком або іншою інформаційною базою здійснюється за допомогою веб-сервісів.   Вартість:  
 Найменування Рекоменд. роздрібна ціна, грн.
  BAS Документообіг КОРП   62700
BAS Клієнтська ліцензія на 1 робоче місце 3300
BAS Клієнтська ліцензія на 5 робочих місць 11610
BAS Клієнтська ліцензія на 10 робочих місць 22290
BAS Клієнтська ліцензія на 20 робочих місць 42360
BAS Клієнтська ліцензія на 50 робочих місць 100500
BAS Клієнтська ліцензія на 100 робочих місць 183600
BAS Клієнтська ліцензія на 300 робочих місць 546000
BAS Клієнтська ліцензія на 500 робочих місць 906000
У вартість включено установка ліцензій на робочі місця користувачів, а також підтримка ІТС ПРОФ протягом 3 місяців.